Từ ngày 01/7/2026, toàn bộ quy tắc xử lý hoá đơn điện tử lập sai được viết lại theo Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC. Nghị định 123/2020/NĐ-CP, Nghị định 70/2025/NĐ-CP và Thông tư 32/2025/TT-BTC đã hết hiệu lực. Nếu kế toán doanh nghiệp vẫn xử lý hoá đơn sai theo thói quen cũ, rủi ro không nằm ở chỗ làm thừa việc — mà nằm ở chỗ hồ sơ không đủ căn cứ khi cơ quan thuế kiểm tra.
Bài viết này hướng dẫn đầy đủ bốn bước xử lý hoá đơn điện tử lập sai theo quy định mới, kèm bảng so sánh những điểm đã thay đổi so với Nghị định 70/2025/NĐ-CP và checklist rà soát nội bộ cho doanh nghiệp.
- Căn cứ pháp lý mới áp dụng từ 01/7/2026
- Bước 1: Phân loại sai sót trước khi xử lý
- Bước 2: Chọn điều chỉnh hay thay thế
- Bước 3: Lập văn bản thoả thuận với người mua
- Bước 4: Kê khai hoá đơn điều chỉnh vào kỳ nào
- Ba tình huống đặc thù thường gặp
- So sánh quy định cũ và quy định mới
- Checklist rà soát nội bộ
- Câu hỏi thường gặp
NỘI DUNG CHÍNH
1. Căn cứ pháp lý mới áp dụng từ 01/7/2026
Ngày 01/7/2026 là mốc thay đổi nền tảng của toàn bộ pháp luật về hoá đơn, chứng từ tại Việt Nam. Theo Điều 43 Nghị định 254/2026/NĐ-CP, kể từ ngày Nghị định có hiệu lực, ba văn bản sau hết hiệu lực thi hành: Nghị định 123/2020/NĐ-CP, Điều 1 Nghị định 41/2022/NĐ-CP và Nghị định 70/2025/NĐ-CP. Song song đó, Điều 25 Thông tư 91/2026/TT-BTC chấm dứt hiệu lực của Thông tư 32/2025/TT-BTC.
Điều này có ý nghĩa thực tiễn rất lớn: mọi quy trình nội bộ, mọi tài liệu đào tạo, mọi mẫu biên bản mà doanh nghiệp đang dùng nếu còn ghi căn cứ “Điều 19 Nghị định 70/2025/NĐ-CP” thì đã lạc hậu. Căn cứ đúng hiện nay là Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC của Bộ Tài chính, hướng dẫn Nghị định 254/2026/NĐ-CP.
Phạm vi điều chỉnh của Điều 10 bao gồm cả hoá đơn điện tử đã được cấp mã của cơ quan thuế và hoá đơn điện tử không có mã đã gửi dữ liệu đến cơ quan thuế. Nói cách khác, một khi hoá đơn đã rời khỏi hệ thống của doanh nghiệp, doanh nghiệp không được tự ý xoá hay huỷ — phải xử lý theo đúng trình tự quy định.
2. Bước 1: Phân loại sai sót trước khi xử lý
Sai lầm phổ biến nhất của kế toán là bắt tay xử lý ngay khi phát hiện hoá đơn sai. Đúng ra, việc đầu tiên phải làm là phân loại sai sót, vì hai nhóm sai sót có hai đường xử lý hoàn toàn khác nhau về khối lượng công việc và hồ sơ lưu trữ.
2.1. Nhóm 1 — Sai sót không ảnh hưởng nghĩa vụ thuế
Theo điểm a khoản 1 Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC, đây là trường hợp hoá đơn sai về các nội dung như tên, địa chỉ, số tiền bằng chữ hoặc các nội dung khác, nhưng không sai về: mã số thuế, số tiền ghi trên hoá đơn, thuế suất, tiền thuế hoặc hàng hoá ghi trên hoá đơn.
Cách xử lý cực kỳ gọn: người bán thông báo cho người mua về việc hoá đơn đã lập sai và không phải lập lại hoá đơn. Người bán chỉ cần gửi thông báo tới cơ quan thuế theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT tại Phụ lục III Thông tư 91/2026/TT-BTC. Sau khi tiếp nhận, Hệ thống thông tin quản lý thuế tự động phản hồi theo Mẫu số 01/TB-SSĐT tại Phụ lục IV.
2.2. Nhóm 2 — Sai sót ảnh hưởng nghĩa vụ thuế
Theo điểm b khoản 1 Điều 10, đây là trường hợp hoá đơn đã lập sai các nội dung về: mã số thuế; tên hàng hoá, hàng hoá ghi trên hoá đơn không đúng quy cách, chất lượng; số tiền ghi trên hoá đơn; thuế suất; tiền thuế hoặc các nội dung bắt buộc khác.
Trường hợp này bắt buộc phải lập hoá đơn mới, theo một trong hai hình thức: điều chỉnh hoặc thay thế. Đây là nhóm sai sót tốn công nhất và cũng là nhóm dễ bị cơ quan thuế soi khi thanh tra, kiểm tra.
| Tiêu chí | Nhóm 1 — sai nội dung nhẹ | Nhóm 2 — sai nội dung ảnh hưởng thuế |
|---|---|---|
| Nội dung sai | Tên, địa chỉ, số tiền bằng chữ, nội dung khác | Mã số thuế, số tiền, thuế suất, tiền thuế, quy cách chất lượng hàng hoá |
| Có phải lập hoá đơn mới | Không | Có — điều chỉnh hoặc thay thế |
| Hồ sơ gửi cơ quan thuế | Mẫu 04/SS-HĐĐT | Hoá đơn mới ký số, gửi người mua hoặc gửi cấp mã |
| Văn bản thoả thuận với người mua | Không yêu cầu | Bắt buộc (trừ ba trường hợp được miễn) |
| Căn cứ | Điểm a khoản 1 Điều 10 TT 91/2026 | Điểm b khoản 1 Điều 10 TT 91/2026 |
3. Bước 2: Chọn điều chỉnh hay thay thế
3.1. Hoá đơn điều chỉnh
Người bán lập hoá đơn điện tử điều chỉnh cho hoá đơn đã lập sai. Trên hoá đơn điều chỉnh bắt buộc phải có dòng chữ: “Điều chỉnh cho hoá đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm”.
Về giá trị, điểm c khoản 6 Điều 10 quy định rất rõ: điều chỉnh tăng ghi số dương, điều chỉnh giảm ghi số âm, đúng với thực tế điều chỉnh. Doanh nghiệp không được ghi lại toàn bộ giá trị đúng lên hoá đơn điều chỉnh — chỉ ghi phần chênh lệch.
3.2. Hoá đơn thay thế
Người bán lập hoá đơn điện tử mới thay thế cho hoá đơn lập sai, trên hoá đơn mới phải có dòng chữ: “Thay thế cho hoá đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm”. Hoá đơn thay thế phản ánh toàn bộ nội dung đúng của giao dịch.
Sau khi lập, người bán ký số trên hoá đơn mới rồi gửi cho người mua (nếu dùng hoá đơn điện tử không có mã), hoặc gửi cơ quan thuế để được cấp mã trước khi gửi người mua (nếu dùng hoá đơn điện tử có mã).
3.3. Nguyên tắc nhất quán — điểm mới cần đặc biệt lưu ý
Điểm a khoản 6 Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC bổ sung một nguyên tắc chưa từng có trong Nghị định 70/2025/NĐ-CP: nếu hoá đơn đã được xử lý theo hình thức điều chỉnh hoặc thay thế, sau đó lại phát hiện sai, thì các lần xử lý tiếp theo phải thực hiện theo đúng hình thức đã áp dụng khi xử lý lần đầu.
Nghĩa là lần đầu chọn điều chỉnh thì mọi lần sau đều phải điều chỉnh; lần đầu chọn thay thế thì các lần sau phải tiếp tục thay thế. Doanh nghiệp cần ghi lại lựa chọn này trong hồ sơ hoá đơn để kế toán viên khác không xử lý lệch hướng.
3.4. Trường hợp bắt buộc phải thay thế
Điểm c khoản 1 Điều 10 quy định: nếu hoá đơn lập sai là hoá đơn điện tử từ máy tính tiền hoặc hoá đơn bán hàng hoá là tài sản thuộc diện phải đăng ký quyền sở hữu, quyền sử dụng, thì người bán phải lập hoá đơn thay thế, không được chọn điều chỉnh.
3.5. Trường hợp chỉ được điều chỉnh
Ngược lại, theo điểm b khoản 6 Điều 10, nếu hoá đơn được lập mà theo quy định không có ký hiệu mẫu số hoá đơn, ký hiệu hoá đơn, số hoá đơn, thì khi sai người bán chỉ được lập hoá đơn điều chỉnh — vì không có định danh để viết dòng chữ “Thay thế cho hoá đơn…”.
4. Bước 3: Lập văn bản thoả thuận với người mua
Đây là bước hay bị bỏ quên nhất và cũng là điểm yếu hay bị phát hiện khi kiểm tra hồ sơ. Trước khi điều chỉnh hoặc thay thế theo điểm b khoản 1 Điều 10, nếu người mua là tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ kinh doanh hoặc cá nhân kinh doanh thì người bán và người mua phải lập văn bản thoả thuận ghi rõ nội dung sai.
Nếu người mua là cá nhân (không kinh doanh), người bán chỉ cần thông báo cho người mua hoặc thông báo trên website của mình nếu có. Văn bản thoả thuận được lưu giữ tại đơn vị và xuất trình khi cơ quan thuế hoặc cơ quan nhà nước có thẩm quyền yêu cầu.
Thông tư 91/2026/TT-BTC bổ sung ba trường hợp doanh nghiệp không bắt buộc lập văn bản thoả thuận. Nội dung chi tiết của từng trường hợp, mẫu văn bản và cách lưu trữ được trình bày trong bài: Văn bản thoả thuận khi điều chỉnh, thay thế hoá đơn điện tử: khi nào bắt buộc, khi nào được miễn.
5. Bước 4: Kê khai hoá đơn điều chỉnh vào kỳ nào
Điểm d khoản 6 Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC quy định nguyên tắc kê khai đối với hoá đơn điều chỉnh thuộc các trường hợp tại khoản 5 Điều này: người bán kê khai vào kỳ phát sinh hoá đơn điều chỉnh, người mua kê khai vào kỳ nhận được hoá đơn điều chỉnh.
Quy tắc này giúp chấm dứt tình trạng hai bên tranh cãi về kỳ kê khai và giảm rủi ro lệch dữ liệu giữa bảng kê mua vào của bên mua với bảng kê bán ra của bên bán trên hệ thống của cơ quan thuế.
6. Ba tình huống đặc thù thường gặp
6.1. Cơ quan thuế phát hiện hoá đơn sai trước doanh nghiệp
Theo khoản 3 Điều 10, khi cơ quan thuế phát hiện hoá đơn đã lập sai, cơ quan thuế thông báo cho người bán theo Mẫu số 01/TB-RSĐT tại Phụ lục IV để người bán kiểm tra nội dung sai. Người bán có trách nhiệm rà soát theo thông báo và thực hiện điều chỉnh, thay thế theo khoản 1 Điều 10. Đây là tín hiệu cần xử lý ngay, không nên để tồn đọng.
6.2. Doanh nghiệp gửi dữ liệu theo Bảng tổng hợp
Điểm đ khoản 1 Điều 10 quy định: nếu hoá đơn lập sai mà người bán đã gửi Bảng tổng hợp dữ liệu hoá đơn điện tử, thì người bán gửi thông tin điều chỉnh, thay thế trực tiếp trên Bảng tổng hợp của các kỳ tiếp theo, không phải gửi Mẫu 04/SS-HĐĐT đến cơ quan thuế. Nếu dữ liệu trên Bảng tổng hợp bị thiếu hoặc sai, người bán gửi Bảng tổng hợp bổ sung theo điểm e khoản 1.
6.3. Hoá đơn cấp theo từng lần phát sinh
Khoản 7 Điều 10 quy định: với hoá đơn điện tử theo từng lần phát sinh cần điều chỉnh hoặc thay thế, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh gửi đơn đề nghị theo Mẫu số 06/ĐN-PSĐT tại Phụ lục III đến cơ quan thuế để được cấp hoá đơn điều chỉnh hoặc thay thế.
7. So sánh quy định cũ và quy định mới
| Nội dung | Nghị định 70/2025/NĐ-CP (hết hiệu lực 01/7/2026) | Thông tư 91/2026/TT-BTC (hiệu lực 01/7/2026) |
|---|---|---|
| Phạm vi nhóm sai nhẹ | Chỉ sai tên, địa chỉ người mua | Tên, địa chỉ, số tiền bằng chữ và các nội dung khác |
| Nguyên tắc nhất quán khi sai nhiều lần | Không quy định | Phải giữ đúng hình thức đã chọn lần đầu |
| Hoá đơn không có ký hiệu, số hoá đơn | Không quy định riêng | Chỉ được lập hoá đơn điều chỉnh |
| Miễn lập văn bản thoả thuận | Không có trường hợp miễn | Ba trường hợp được miễn |
| Kỳ kê khai hoá đơn điều chỉnh | Không quy định rõ | Bên bán theo kỳ phát sinh, bên mua theo kỳ nhận được |
8. Checklist rà soát nội bộ cho doanh nghiệp
- Cập nhật quy trình xử lý hoá đơn sai trong sổ tay kế toán, thay căn cứ Nghị định 70/2025/NĐ-CP bằng Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC.
- Kiểm tra phần mềm hoá đơn điện tử đã hỗ trợ Mẫu 04/SS-HĐĐT và Mẫu 01/BK-ĐCTT theo Phụ lục III Thông tư 91/2026/TT-BTC hay chưa.
- Lập sổ theo dõi hình thức xử lý (điều chỉnh hay thay thế) cho từng hoá đơn đã từng sai, phục vụ nguyên tắc nhất quán.
- Chuẩn hoá mẫu văn bản thoả thuận với khách hàng là tổ chức, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh.
- Rà soát riêng nhóm hoá đơn từ máy tính tiền và hoá đơn bán tài sản phải đăng ký quyền sở hữu — nhóm này chỉ được thay thế.
- Đối chiếu kỳ kê khai của hoá đơn điều chỉnh giữa sổ bán ra và sổ mua vào để tránh lệch dữ liệu.
9. Câu hỏi thường gặp
Hoá đơn ghi sai tên khách hàng có phải huỷ và lập lại không?
Không. Nếu chỉ sai tên mà không sai mã số thuế, số tiền, thuế suất, tiền thuế và hàng hoá, người bán thông báo cho người mua và gửi Mẫu 04/SS-HĐĐT đến cơ quan thuế, không phải lập lại hoá đơn (điểm a khoản 1 Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC).
Hoá đơn sai mã số thuế thì điều chỉnh hay thay thế?
Doanh nghiệp được lựa chọn một trong hai hình thức. Tuy nhiên nếu hoá đơn đó trước đây đã từng được xử lý một lần, thì lần này phải giữ đúng hình thức đã áp dụng lần đầu theo điểm a khoản 6 Điều 10.
Hoá đơn từ máy tính tiền lập sai xử lý thế nào?
Phải lập hoá đơn thay thế, không được chọn điều chỉnh, trừ trường hợp trả lại hàng hoá là tài sản đã đăng ký quyền sở hữu theo tên người mua quy định tại điểm c.2 khoản 5 Điều 10.
Có được huỷ hoá đơn điện tử đã gửi cơ quan thuế không?
Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC chỉ quy định hai hướng xử lý là điều chỉnh và thay thế đối với hoá đơn đã được cấp mã hoặc đã gửi dữ liệu đến cơ quan thuế. Doanh nghiệp cần xử lý theo đúng trình tự này thay vì tự huỷ hoá đơn.
Quy định mới về hoá đơn áp dụng từ ngày nào?
Từ ngày 01/7/2026, theo Điều 43 Nghị định 254/2026/NĐ-CP và Điều 25 Thông tư 91/2026/TT-BTC.
Doanh nghiệp cần rà soát lại quy trình hoá đơn theo quy định mới?
CATACHI nhận rà soát quy trình lập và xử lý hoá đơn điện tử, đối chiếu với Nghị định 254/2026/NĐ-CP và Thông tư 91/2026/TT-BTC, chỉ ra điểm cần sửa trước khi cơ quan thuế kiểm tra.
Hotline tư vấn: 090 19 19 449
CÔNG TY CỔ PHẦN CATACHI — Cùng doanh nhân cân tài chính
Bài viết liên quan
- Văn bản thoả thuận khi điều chỉnh, thay thế hoá đơn điện tử: khi nào bắt buộc, khi nào được miễn
- Gộp nhiều hoá đơn sai trong tháng về một hoá đơn điều chỉnh: 5 điều kiện và Mẫu 01/BK-ĐCTT
Nội dung mang tính tham khảo, Quý khách vui lòng liên hệ Catachi (090 19 19 449) để được tư vấn cụ thể theo tình huống thực tế. Căn cứ: Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC của Bộ Tài chính và Nghị định 254/2026/NĐ-CP của Chính phủ, hiệu lực từ 01/7/2026.