Văn bản thoả thuận điều chỉnh hoá đơn là bước dễ bị bỏ qua nhất trong quy trình xử lý hoá đơn điện tử lập sai, nhưng lại thường là chứng từ đầu tiên cơ quan thuế yêu cầu xuất trình khi rà soát. Từ ngày 01/7/2026, khoản 1 Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC hướng dẫn Nghị định 254/2026/NĐ-CP quy định rõ trường hợp nào bắt buộc hai bên phải lập văn bản thoả thuận, trường hợp nào chỉ cần thông báo, và ba trường hợp được miễn hoàn toàn. Bài viết dưới đây trình bày đầy đủ để doanh nghiệp chuẩn hoá quy trình nội bộ.
NỘI DUNG CHÍNH
1. Vì sao văn bản thoả thuận lại quan trọng
Hoá đơn lập sai là chuyện bình thường trong vận hành. Vấn đề nằm ở chỗ khi doanh nghiệp phát hành hoá đơn điều chỉnh hoặc hoá đơn thay thế, hồ sơ chứng minh việc sửa đó là có căn cứ và có sự đồng thuận của người mua thường bị thiếu.
Khi cơ quan thuế rà soát, câu hỏi đầu tiên với một cặp hoá đơn gốc – hoá đơn điều chỉnh là: căn cứ nào để điều chỉnh, hai bên đã thống nhất nội dung sai chưa. Không có văn bản thoả thuận, doanh nghiệp phải giải trình bằng những thứ rời rạc hơn nhiều — email, tin nhắn, biên bản nội bộ — và độ thuyết phục giảm hẳn.
2. Trường hợp bắt buộc lập văn bản thoả thuận
Theo khoản 1 Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC, trước khi điều chỉnh hoặc thay thế hoá đơn điện tử đã lập sai thuộc trường hợp quy định tại điểm b khoản 1 Điều này, nếu người mua là tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh thì người bán và người mua phải lập văn bản thoả thuận ghi rõ nội dung sai.
Nhóm sai sót thuộc điểm b khoản 1 là nhóm ảnh hưởng tới nghĩa vụ thuế, gồm sai:
- Mã số thuế;
- Tên hàng hoá; hàng hoá ghi trên hoá đơn không đúng quy cách, chất lượng;
- Số tiền ghi trên hoá đơn;
- Thuế suất;
- Tiền thuế;
- Hoặc các nội dung bắt buộc khác.
Ba đặc điểm cần nhớ về văn bản này: do hai bên cùng lập, phải ghi rõ nội dung sai, và phải lập trước khi phát hành hoá đơn điều chỉnh hoặc hoá đơn thay thế. Lập sau khi đã phát hành hoá đơn mới là làm ngược quy trình.
3. Nhóm sai sót nhẹ: chỉ cần thông báo
Cần phân biệt rõ với nhóm sai sót quy định tại điểm a khoản 1 — sai tên, địa chỉ, số tiền bằng chữ hoặc nội dung khác, nhưng không sai mã số thuế, số tiền, thuế suất, tiền thuế, hàng hoá. Với nhóm này, người bán chỉ thông báo cho người mua và gửi Mẫu số 04/SS-HĐĐT đến cơ quan thuế; không phát sinh nghĩa vụ lập văn bản thoả thuận.
Việc phân nhóm đúng ngay từ đầu giúp kế toán không làm thừa với sai sót nhẹ, và không làm thiếu với sai sót ảnh hưởng nghĩa vụ thuế.
4. Người mua là cá nhân thì xử lý ra sao
Trường hợp người mua là cá nhân (không phải cá nhân kinh doanh), người bán thông báo cho người mua hoặc thông báo trên website của người bán nếu có. Không yêu cầu hai bên cùng ký văn bản thoả thuận.
Đây là quy định thực tế với doanh nghiệp bán lẻ, nhà hàng, dịch vụ tiêu dùng — nơi số lượng hoá đơn cho khách cá nhân rất lớn và việc lấy chữ ký từng người là bất khả thi. Doanh nghiệp thuộc nhóm này nên chuẩn bị sẵn một trang thông báo trên website để dùng làm kênh công bố chính thức.
5. Ba trường hợp không bắt buộc lập văn bản thoả thuận
| Trường hợp | Căn cứ |
|---|---|
| Chuyển dữ liệu hoá đơn điện tử theo Bảng tổng hợp dữ liệu hoá đơn điện tử | Điểm a.1 khoản 3 Điều 16 Nghị định 254/2026/NĐ-CP |
| Chuyển cơ sở dữ liệu thông tin chi tiết giao dịch phát sinh theo Bảng thông tin chi tiết giao dịch | Điểm a.2 khoản 3 Điều 16 Nghị định 254/2026/NĐ-CP |
| Hoạt động mua bán hàng hoá trên nền tảng thương mại điện tử, nền tảng số khác | Khoản 1 Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC |
Doanh nghiệp bán hàng trên sàn thương mại điện tử hoặc gửi dữ liệu theo Bảng tổng hợp nên ghi chú rõ trong quy trình nội bộ rằng mình thuộc trường hợp được miễn, tránh việc kế toán làm thừa một bước không cần thiết.
6. Lưu giữ và xuất trình
Người bán thực hiện lưu giữ văn bản thoả thuận tại đơn vị và xuất trình khi cơ quan thuế hoặc cơ quan nhà nước có thẩm quyền yêu cầu.
Điểm này cần nhấn mạnh với bộ phận kế toán: lập rồi nhưng để rời rạc, không gắn với hồ sơ hoá đơn điều chỉnh hay thay thế thì khi bị hỏi vẫn rất khó tra. Cách làm gọn là đánh số văn bản thoả thuận theo số hiệu hoá đơn gốc, lưu cùng thư mục với hoá đơn điều chỉnh hoặc thay thế tương ứng — bản mềm và bản cứng theo cùng một logic.
7. Bốn việc doanh nghiệp cần làm trước 01/7/2026
Xây dựng mẫu văn bản thoả thuận dùng chung. Mẫu cần có tối thiểu các trường: thông tin hai bên, số hiệu và ngày hoá đơn gốc, mô tả cụ thể nội dung sai, hình thức xử lý là điều chỉnh hay thay thế, chữ ký và đóng dấu của hai bên.
Bổ sung bước lập văn bản thoả thuận vào quy trình nội bộ. Đặt bước này trước bước phát hành hoá đơn điều chỉnh, thay thế trong lưu đồ xử lý hoá đơn sai. Nếu doanh nghiệp dùng phần mềm hoá đơn điện tử, nên gắn thành một trường kiểm soát bắt buộc.
Phân nhóm tệp khách hàng. Khách là tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh thì bắt buộc lập văn bản thoả thuận. Khách là cá nhân thì chỉ thông báo. Việc phân nhóm sẵn trên hệ thống giúp kế toán không phải tra cứu thủ công từng lần.
Tách rõ hai nhóm sai sót. Đào tạo lại cho kế toán cách phân biệt nhóm điểm a (sai nhẹ, chỉ thông báo và gửi Mẫu 04/SS-HĐĐT) với nhóm điểm b (sai ảnh hưởng nghĩa vụ thuế, phải lập văn bản thoả thuận). Nhầm nhóm là nguyên nhân chính dẫn tới hồ sơ thiếu.
8. Câu hỏi thường gặp
Hoá đơn sai địa chỉ người mua có phải lập văn bản thoả thuận không?
Không, nếu không sai mã số thuế, số tiền, thuế suất, tiền thuế hay hàng hoá. Trường hợp này thuộc nhóm điểm a khoản 1 Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC: người bán thông báo cho người mua và gửi Mẫu số 04/SS-HĐĐT đến cơ quan thuế.
Hoá đơn sai mã số thuế người mua thì xử lý thế nào?
Sai mã số thuế thuộc nhóm điểm b khoản 1. Nếu người mua là tổ chức, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh thì hai bên phải lập văn bản thoả thuận ghi rõ nội dung sai trước khi phát hành hoá đơn điều chỉnh hoặc thay thế.
Bán hàng cho khách lẻ là cá nhân, hoá đơn sai số tiền thì có cần chữ ký của khách không?
Không. Người mua là cá nhân thì người bán thông báo cho người mua hoặc thông báo trên website của người bán nếu có, không yêu cầu hai bên cùng ký văn bản thoả thuận.
Doanh nghiệp bán trên sàn thương mại điện tử có phải lập văn bản thoả thuận không?
Không bắt buộc. Hoạt động mua bán hàng hoá trên nền tảng thương mại điện tử, nền tảng số khác là một trong ba trường hợp được miễn theo khoản 1 Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC.
Văn bản thoả thuận có phải gửi cho cơ quan thuế không?
Không gửi kèm mặc định. Người bán lưu giữ văn bản thoả thuận tại đơn vị và xuất trình khi cơ quan thuế hoặc cơ quan nhà nước có thẩm quyền yêu cầu.
Đọc thêm
- Điều kiện khấu trừ thuế GTGT đầu vào: thiếu 1 trong 2 là mất quyền khấu trừ
- Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt: mốc 5 triệu đồng
Cần chuẩn hoá quy trình hoá đơn điện tử trước 01/7/2026?
CATACHI cung cấp hoá đơn điện tử, chữ ký số, phần mềm kế toán và phần mềm bán hàng, kèm dịch vụ tư vấn tổ chức kế toán 1-1 cho doanh nghiệp và hộ kinh doanh. Chúng tôi giúp doanh nghiệp dựng quy trình xử lý hoá đơn sai đúng quy định ngay từ đầu.
Hotline tư vấn miễn phí: 090 19 19 449
CÔNG TY CỔ PHẦN CATACHI — Cùng doanh nhân cân tài chính
Số 06.10 Đường 27, Khu đô thị mới Lê Hồng Phong 1, Phường Nam Nha Trang, Tỉnh Khánh Hoà
Bài viết liên quan
- Xử lý hoá đơn điện tử đã lập sai từ 01/7/2026: khi nào chỉ thông báo, khi nào phải thay thế
- Gộp nhiều hoá đơn sai trong tháng về một hoá đơn điều chỉnh: 5 điều kiện và Mẫu 01/BK-ĐCTT
Nguồn dẫn chứng
- Khoản 1 Điều 10 Thông tư số 91/2026/TT-BTC của Bộ Tài chính — hiệu lực từ 01/7/2026
- Điểm a.1, điểm a.2 khoản 3 Điều 16 Nghị định số 254/2026/NĐ-CP của Chính phủ
Nội dung mang tính tham khảo, Quý khách vui lòng liên hệ Catachi (090 19 19 449) để được tư vấn cụ thể theo tình huống thực tế.