Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt là một trong hai điều kiện bắt buộc để doanh nghiệp được khấu trừ thuế GTGT đầu vào. Nghe thì đơn giản, nhưng đây lại là khoản bị loại nhiều nhất trong các cuộc kiểm tra thuế — không phải vì hoá đơn giả hay chi phí bất hợp lý, mà vì một lý do rất đời thường: mua hàng từ 5 triệu đồng nhưng trả bằng tiền mặt. Bài viết này trình bày ngưỡng áp dụng, cách xác định chứng từ hợp lệ, các trường hợp đặc thù và điểm mới có hiệu lực từ 20/6/2026, dựa trên Điều 26 Nghị định 181/2025/NĐ-CP đã được sửa đổi bởi Nghị định 144/2026/NĐ-CP.
NỘI DUNG CHÍNH
1. Thiếu chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt, doanh nghiệp mất kép
Nhiều chủ doanh nghiệp nghĩ rằng trả tiền mặt cùng lắm chỉ mất phần thuế GTGT được khấu trừ, còn số tiền đó vẫn đưa vào chi phí được. Đây là hiểu nhầm tốn kém nhất trong nhóm quy định này.
Điểm b khoản 2 Điều 14 Luật Thuế giá trị gia tăng số 48/2024/QH15 quy định điều kiện khấu trừ là phải “có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt đối với hàng hoá, dịch vụ mua vào, trừ một số trường hợp đặc thù theo quy định của Chính phủ”. Không có chứng từ này thì không được khấu trừ.
Đến điểm e khoản 1 cùng Điều 14, cánh cửa thứ hai cũng đóng lại. Về nguyên tắc, số thuế GTGT đầu vào không được khấu trừ thì doanh nghiệp được tính vào chi phí tính thuế thu nhập doanh nghiệp hoặc tính vào nguyên giá tài sản cố định. Nhưng điều luật loại trừ rõ ràng một nhóm: trừ số thuế giá trị gia tăng của hàng hoá, dịch vụ mua vào không có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt. Khoản 16 Điều 23 Nghị định 181/2025/NĐ-CP nhắc lại và làm rõ thêm ngưỡng: trừ số thuế GTGT của hàng hoá, dịch vụ mua vào từng lần có giá trị từ 05 triệu đồng trở lên mà không có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.
Nói gọn: một hoá đơn 5 triệu đồng trả bằng tiền mặt khiến doanh nghiệp vừa mất quyền khấu trừ thuế GTGT đầu vào, vừa không được đưa phần thuế đó vào chi phí thuế TNDN. Mất kép, và không có cách khắc phục sau khi cơ quan thuế đã công bố quyết định kiểm tra.
2. Ngưỡng 05 triệu đồng được xác định như thế nào
2.1. Tính theo giá đã bao gồm thuế GTGT
Điều 26 Nghị định 181/2025/NĐ-CP nêu rõ: cơ sở kinh doanh phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt đối với hàng hoá, dịch vụ mua vào (bao gồm cả hàng hoá nhập khẩu) từ 05 triệu đồng trở lên đã bao gồm thuế giá trị gia tăng.
Hai chi tiết dễ bị bỏ qua ở đây. Thứ nhất, ngưỡng tính theo giá đã có thuế, không phải giá chưa thuế — một hoá đơn 4,6 triệu chưa thuế cộng 10% thuế đã vượt mốc 5 triệu. Thứ hai, quy định áp dụng cho cả hàng hoá nhập khẩu, không chỉ giao dịch trong nước.
2.2. Mua nhiều lần trong cùng một ngày bị cộng gộp
Đây là điểm bẫy phổ biến nhất. Khoản 3 Điều 26 Nghị định 181/2025/NĐ-CP quy định: trường hợp mua hàng hoá, dịch vụ của một người nộp thuế có giá trị dưới 05 triệu đồng nhưng mua nhiều lần trong cùng một ngày, tổng giá trị từ 05 triệu đồng trở lên thì chỉ được khấu trừ thuế đối với trường hợp có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.
Nghĩa là việc tách nhỏ hoá đơn để giữ mỗi lần dưới 5 triệu không có tác dụng. Cơ quan thuế cộng gộp theo từng nhà cung cấp trong từng ngày. Doanh nghiệp mua vật tư, văn phòng phẩm, xăng dầu nhiều lần trong ngày từ cùng một đơn vị cần đặc biệt lưu ý điểm này.
3. Chứng từ nào hợp lệ, chứng từ nào bị loại
Khoản 1 Điều 26 Nghị định 181/2025/NĐ-CP xác định chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt là chứng từ chứng minh việc thanh toán không dùng tiền mặt theo quy định của Nghị định số 52/2024/NĐ-CP ngày 15/5/2024 của Chính phủ về thanh toán không dùng tiền mặt — trừ các chứng từ bên mua nộp tiền mặt vào tài khoản của bên bán.
Vế loại trừ này rất quan trọng trong thực tế. Kế toán ra ngân hàng nộp tiền mặt vào tài khoản nhà cung cấp cho nhanh gọn là tình huống rất hay gặp. Về mặt dòng tiền thì tiền vẫn vào tài khoản người bán, sổ sách vẫn khớp; nhưng về điều kiện khấu trừ thì chứng từ đó không đạt. Đây là chỗ doanh nghiệp thường tin rằng mình đã làm đúng cho tới khi bị loại.
4. Các trường hợp đặc thù vẫn được khấu trừ
Khoản 2 Điều 26 liệt kê những phương thức thanh toán tuy không phải chuyển khoản thông thường nhưng vẫn được chấp nhận, với điều kiện chung là phương thức thanh toán đó phải được quy định cụ thể trong hợp đồng và có đủ chứng từ đối chiếu.
| Phương thức thanh toán | Hồ sơ bắt buộc kèm theo |
|---|---|
| Bù trừ giá trị hàng hoá, dịch vụ mua vào với bán ra; vay mượn hàng | Biên bản đối chiếu số liệu và xác nhận giữa hai bên. Bù trừ qua bên thứ ba thì cần biên bản bù trừ công nợ ba bên. |
| Bù trừ công nợ như vay, mượn tiền; cấn trừ qua bên thứ ba | Hợp đồng vay, mượn bằng văn bản lập trước đó và chứng từ chuyển tiền từ tài khoản bên cho vay sang tài khoản bên đi vay. |
| Thanh toán uỷ quyền qua bên thứ ba | Quy định cụ thể trong hợp đồng bằng văn bản; bên thứ ba phải là tổ chức hoặc thể nhân đang hoạt động hợp pháp. |
| Thanh toán bằng cổ phiếu, trái phiếu | Hợp đồng mua bán bằng văn bản lập trước đó. |
| Uỷ quyền cho người lao động thanh toán | Quy chế tài chính hoặc quy chế nội bộ; doanh nghiệp sau đó hoàn lại cho người lao động bằng hình thức không dùng tiền mặt. |
Hai lưu ý đi kèm. Sau khi áp dụng các hình thức trên, nếu phần giá trị còn lại được thanh toán bằng tiền có giá trị từ 05 triệu đồng trở lên thì phần đó chỉ được khấu trừ khi có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt. Ngược lại, ở chiều nhẹ hơn, hàng hoá nhập khẩu từng lần dưới 05 triệu đồng, hàng hoá dịch vụ mua vào từng lần theo hoá đơn dưới 05 triệu đồng theo giá đã có thuế, và hàng nhập khẩu là quà biếu, quà tặng, hàng mẫu không phải trả tiền từ nước ngoài thì không cần chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.
5. Mua trả chậm, trả góp — điểm mới hiệu lực từ 20/6/2026
Điều 4 Nghị định 144/2026/NĐ-CP sửa đổi điểm g khoản 2 Điều 26 Nghị định 181/2025/NĐ-CP theo hướng có lợi hơn cho doanh nghiệp. Quy trình hiện hành với hàng hoá, dịch vụ mua trả chậm, trả góp có giá trị từ 05 triệu đồng trở lên như sau:
- Doanh nghiệp căn cứ hợp đồng mua bằng văn bản, hoá đơn GTGT và chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt để khấu trừ thuế GTGT đầu vào.
- Chưa đến thời điểm thanh toán theo hợp đồng hoặc phụ lục hợp đồng nên chưa có chứng từ, doanh nghiệp vẫn được khấu trừ bình thường.
- Đến thời điểm thanh toán mà vẫn không có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt, doanh nghiệp phải kê khai điều chỉnh giảm số thuế GTGT đầu vào đã khấu trừ, tính vào kỳ tính thuế phát sinh nghĩa vụ thanh toán.
- Điểm bổ sung mới: sau khi đã điều chỉnh giảm, nếu doanh nghiệp có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt thì được kê khai, khấu trừ lại số thuế tương ứng vào kỳ tính thuế có chứng từ.
Bước thứ tư chính là phần mới so với quy định cũ. Trước đây, khi đã điều chỉnh giảm thì phần thuế đó coi như mất; nay doanh nghiệp có cơ hội lấy lại nếu hoàn tất thanh toán đúng cách. Nghị định 144/2026/NĐ-CP có hiệu lực thi hành từ ngày 20/6/2026.
6. Bốn việc doanh nghiệp cần làm ngay
Rà soát toàn bộ khoản mua từ 05 triệu đồng trong kỳ. Lọc sổ chi tiết công nợ phải trả theo giá trị từng hoá đơn đã bao gồm thuế, đối chiếu với chứng từ ngân hàng. Việc này nên làm trước khi khoá sổ quý, không đợi tới lúc cơ quan thuế công bố quyết định kiểm tra — vì khi đó quyền khai bổ sung đã hết.
Kiểm tra riêng nhóm mua nhiều lần trong ngày. Kết xuất dữ liệu mua vào nhóm theo mã số thuế nhà cung cấp và theo ngày, tìm những cụm có tổng từ 05 triệu đồng trở lên mà thanh toán bằng tiền mặt.
Rà lại cách nộp tiền cho nhà cung cấp. Ban hành quy định nội bộ cấm hình thức nộp tiền mặt vào tài khoản người bán, thay bằng chuyển khoản từ tài khoản doanh nghiệp.
Lập bảng theo dõi hạn thanh toán hợp đồng trả chậm, trả góp. Gắn mốc thời hạn theo hợp đồng và phụ lục vào lịch kế toán để không bỏ lỡ kỳ phải điều chỉnh giảm, đồng thời ghi nhận thời điểm có chứng từ để khấu trừ lại.
7. Câu hỏi thường gặp
Hoá đơn 4,8 triệu đồng chưa thuế, trả tiền mặt có được khấu trừ không?
Không. Ngưỡng 05 triệu đồng tính theo giá đã bao gồm thuế GTGT. Hoá đơn 4,8 triệu chưa thuế, thuế suất 10%, tổng thanh toán là 5,28 triệu đồng — đã vượt ngưỡng nên bắt buộc phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.
Kế toán nộp tiền mặt vào tài khoản ngân hàng của nhà cung cấp có được tính là thanh toán không dùng tiền mặt không?
Không. Khoản 1 Điều 26 Nghị định 181/2025/NĐ-CP loại trừ rõ ràng các chứng từ bên mua nộp tiền mặt vào tài khoản của bên bán.
Mua hàng 3 lần trong một ngày của cùng một nhà cung cấp, mỗi lần 2 triệu thì xử lý ra sao?
Tổng trong ngày là 6 triệu đồng, đã từ 05 triệu trở lên nên chỉ được khấu trừ nếu có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt, theo khoản 3 Điều 26 Nghị định 181/2025/NĐ-CP.
Đã điều chỉnh giảm khấu trừ với hợp đồng trả góp, sau đó thanh toán chuyển khoản thì có lấy lại được không?
Được. Theo điểm g khoản 2 Điều 26 sửa đổi bởi Điều 4 Nghị định 144/2026/NĐ-CP, doanh nghiệp được kê khai khấu trừ lại vào kỳ tính thuế có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt. Quy định này có hiệu lực từ 20/6/2026.
Thuế GTGT không được khấu trừ vì trả tiền mặt có được tính vào chi phí thuế TNDN không?
Không. Điểm e khoản 1 Điều 14 Luật Thuế GTGT 48/2024/QH15 và khoản 16 Điều 23 Nghị định 181/2025/NĐ-CP loại trừ số thuế GTGT của hàng hoá, dịch vụ mua vào từng lần từ 05 triệu đồng trở lên mà không có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.
Đọc thêm
- Hai điều kiện bắt buộc để được khấu trừ thuế GTGT đầu vào
- Điều chỉnh hoá đơn: khi nào phải lập văn bản thoả thuận?
Cần rà soát hồ sơ khấu trừ trước khi cơ quan thuế kiểm tra?
CATACHI cung cấp dịch vụ kế toán thuế trọn gói, tư vấn tổ chức kế toán 1-1 và rà soát rủi ro thuế cho doanh nghiệp. Đội ngũ thạc sĩ, kiểm toán viên, kế toán viên hành nghề của chúng tôi cảnh báo sớm các rủi ro vi phạm pháp luật thuế và hoá đơn để doanh nghiệp chủ động xử lý.
Hotline tư vấn miễn phí: 090 19 19 449
CÔNG TY CỔ PHẦN CATACHI — Cùng doanh nhân cân tài chính
Số 06.10 Đường 27, Khu đô thị mới Lê Hồng Phong 1, Phường Nam Nha Trang, Tỉnh Khánh Hoà
Nguồn dẫn chứng
- Điều 13, Điều 14 Luật Thuế giá trị gia tăng số 48/2024/QH15 (Văn bản hợp nhất số 114/VBHN-VPQH)
- Điều 23, Điều 25, Điều 26 Nghị định số 181/2025/NĐ-CP ngày 01/7/2025 của Chính phủ
- Điều 4, Điều 6 Nghị định số 144/2026/NĐ-CP ngày 05/5/2026 của Chính phủ — hiệu lực từ 20/6/2026
- Nghị định số 52/2024/NĐ-CP ngày 15/5/2024 của Chính phủ về thanh toán không dùng tiền mặt
Nội dung mang tính tham khảo, Quý khách vui lòng liên hệ Catachi (090 19 19 449) để được tư vấn cụ thể theo tình huống thực tế.