Một hoá đơn 5,2 triệu đồng, kế toán trả tiền mặt cho tiện, chứng từ đầy đủ, hàng nhập kho đúng. Nhưng đến kỳ kê khai, phần thuế giá trị gia tăng trên hoá đơn đó không được khấu trừ. Đây là tình huống lặp đi lặp lại ở các doanh nghiệp nhỏ, và nó không phải lỗi của hoá đơn mà là lỗi của cách thanh toán.
Điều kiện khấu trừ thuế giá trị gia tăng đầu vào được quy định tại Điều 14 Luật Thuế giá trị gia tăng số 48/2024/QH15 và hướng dẫn chi tiết tại Điều 26 Nghị định 181/2025/NĐ-CP, đã được sửa đổi bởi Nghị định 144/2026/NĐ-CP có hiệu lực từ ngày 20/6/2026. Bài viết này tổng hợp những điểm mà chủ doanh nghiệp và kế toán cần nắm.
NỘI DUNG CHÍNH
Ngưỡng 5 triệu đồng tính theo giá đã có thuế
Hàng hoá, dịch vụ mua vào có giá trị từ 5 triệu đồng trở lên bắt buộc phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt thì thuế giá trị gia tăng đầu vào mới được khấu trừ.
Hai chi tiết dễ nhầm. Thứ nhất, ngưỡng tính theo giá đã bao gồm thuế giá trị gia tăng, không phải giá chưa thuế. Một hoá đơn ghi giá chưa thuế 4,7 triệu đồng, thuế suất 10%, tổng thanh toán 5,17 triệu đồng — hoá đơn này đã vượt ngưỡng. Thứ hai, quy định áp dụng cho cả hàng hoá nhập khẩu, không chỉ hàng mua trong nước.
Cộng gộp hoá đơn của cùng một người bán trong một ngày
Đây là điểm nhiều doanh nghiệp bỏ sót và cũng là điểm cơ quan thuế hay soi khi kiểm tra.
Nếu trong cùng một ngày, doanh nghiệp mua nhiều lần của cùng một người bán, mỗi lần dưới 5 triệu đồng nhưng tổng cộng từ 5 triệu đồng trở lên, thì toàn bộ phần đó vẫn phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt. Tách nhỏ hoá đơn không giúp lách được ngưỡng.
Trên thực tế, tình huống này hay xảy ra với chi phí vật tư, văn phòng phẩm, nhiên liệu — những khoản mua lắt nhắt trong ngày ở cùng một nhà cung cấp. Kế toán cần rà theo mã số thuế người bán và theo ngày, chứ không rà theo từng hoá đơn riêng lẻ.
Nộp tiền mặt vào tài khoản người bán không được tính
Một cách làm khá phổ biến: kế toán mang tiền mặt ra ngân hàng nộp thẳng vào tài khoản của bên bán, giữ lại giấy nộp tiền làm chứng từ. Cách này không được coi là thanh toán không dùng tiền mặt.
Bản chất của quy định là dòng tiền phải đi từ tài khoản của bên mua sang tài khoản của bên bán, để cơ quan thuế đối chiếu được hai đầu. Giấy nộp tiền mặt chỉ chứng minh tiền vào tài khoản người bán, không chứng minh tiền ra từ tài khoản người mua. Muốn được khấu trừ thì phải chuyển khoản từ tài khoản của doanh nghiệp.
Hợp đồng trả chậm, trả góp: theo dõi theo hạn thanh toán
Với hàng hoá, dịch vụ mua theo phương thức trả chậm hoặc trả góp có giá trị từ 5 triệu đồng trở lên, doanh nghiệp được kê khai khấu trừ căn cứ hợp đồng và hoá đơn, chưa cần có chứng từ thanh toán ngay.
Nhưng đến thời hạn thanh toán ghi trong hợp đồng mà vẫn chưa có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt, doanh nghiệp phải điều chỉnh giảm số thuế đã khấu trừ. Nếu sau đó có được chứng từ hợp lệ thì được khấu trừ trở lại.
Điểm cần làm ngay là lập một bảng theo dõi riêng cho nhóm hợp đồng trả chậm, cột quan trọng nhất là ngày đến hạn thanh toán. Không có bảng này thì đến kỳ quyết toán mới phát hiện, khi đó phải khai bổ sung nhiều kỳ và phát sinh tiền chậm nộp.
Mất khấu trừ chưa phải là hết: còn mất cả chi phí được trừ
Đây là phần nhiều doanh nghiệp chưa cập nhật, và nó nặng hơn phần khấu trừ.
Trước ngày 1/10/2025, điều kiện để một khoản chi được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế thu nhập doanh nghiệp là: hoá đơn mua hàng hoá, dịch vụ từng lần từ 20 triệu đồng trở lên (giá đã có thuế) thì phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt. Đây là quy định tại Điều 4 Thông tư 96/2015/TT-BTC. Hoá đơn dưới 20 triệu trả tiền mặt vẫn được tính chi phí.
Từ ngày 1/10/2025, Điều 9 Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp số 67/2025/QH15 quy định khoản chi được trừ phải là “các khoản chi có đủ hoá đơn, chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt theo quy định của pháp luật, trừ các trường hợp đặc thù theo quy định của Chính phủ”.
Điều luật mới không còn nêu ngưỡng 20 triệu đồng. Yêu cầu về chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt được đặt ra ở dạng chung, và các trường hợp đặc thù được giao cho Chính phủ quy định. Doanh nghiệp cần đối chiếu với nghị định hướng dẫn Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp để xác định chính xác nhóm nào thuộc trường hợp đặc thù còn được thanh toán tiền mặt.
Bộ Tài chính đã trả lời rõ về mốc thời gian: khoản chi phát sinh trước 1/10/2025 áp dụng điều kiện tại Thông tư 96/2015/TT-BTC; khoản chi phát sinh từ 1/10/2025 áp dụng Điều 9 Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp năm 2025 và các văn bản hướng dẫn thi hành.
Hệ quả thực tế: một hoá đơn 5,2 triệu đồng trả tiền mặt phát sinh sau 1/10/2025 vừa không được khấu trừ thuế giá trị gia tăng đầu vào, vừa có rủi ro bị loại khỏi chi phí được trừ. Doanh nghiệp chịu thiệt hai lần trên cùng một giao dịch.
Bốn việc nên làm trong tháng này
Rà lại toàn bộ hoá đơn đầu vào từ đầu năm, lọc các hoá đơn từ 5 triệu đồng trở lên tính theo giá đã có thuế, đối chiếu với chứng từ thanh toán tương ứng.
Rà theo nhóm: gộp hoá đơn cùng mã số thuế người bán trong cùng một ngày để phát hiện các trường hợp vượt ngưỡng do cộng dồn.
Kiểm tra lại các chứng từ là giấy nộp tiền mặt vào tài khoản bên bán — đây là nhóm rủi ro cao nhất vì kế toán thường tưởng đã hợp lệ.
Lập bảng theo dõi hạn thanh toán cho các hợp đồng trả chậm, trả góp.
Nguồn dẫn chứng
Điều 14 Luật Thuế giá trị gia tăng số 48/2024/QH15. Điều 26 Nghị định 181/2025/NĐ-CP của Chính phủ, được sửa đổi bởi Nghị định 144/2026/NĐ-CP, hiệu lực từ ngày 20/6/2026. Điều 9 Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp số 67/2025/QH15, hiệu lực từ ngày 1/10/2025. Điều 4 Thông tư 96/2015/TT-BTC áp dụng cho khoản chi phát sinh trước ngày 1/10/2025.
Cần rà soát cụ thể cho doanh nghiệp mình?
Catachi nhận rà soát hoá đơn đầu vào và chứng từ thanh toán, chỉ ra đúng những hoá đơn đang có rủi ro mất quyền khấu trừ trước khi cơ quan thuế phát hiện. Xem thêm dịch vụ kế toán thuế trọn gói hoặc gọi hotline 090 19 19 449.
Nội dung mang tính tham khảo, Quý khách vui lòng liên hệ Catachi (090 19 19 449) để được tư vấn cụ thể theo tình huống thực tế.